1 — ¿Qué problema queremos eliminar?
Tiempo, errores, demora, costo de coordinación, inconsistencia o falta de trazabilidad deben distinguirse antes de hablar de herramienta.
2 — ¿Cuál es el proceso real?
Hay que incluir excepciones, atajos, reintentos y decisiones informales. El diagrama oficial rara vez contiene todo el trabajo.
3 — ¿Qué datos necesita cada paso?
Origen, calidad, ownership y momento de disponibilidad determinan si el flujo puede ejecutarse de forma fiable.
4 — ¿Qué puede fallar?
Una automatización profesional diseña errores, timeouts, duplicados, credenciales vencidas y sistemas no disponibles.
5 — ¿Qué debe aprobar una persona?
Riesgo, irreversibilidad y contexto definen dónde conservar autoridad humana.
6 — ¿Qué evidencia deja?
Sin logs, estados y trazabilidad, una automatización rápida puede convertirse en una caja negra operativa.
7 — ¿Cómo volvemos atrás?
Rollback, pausa, bypass manual y recuperación deben ser parte del diseño.
Resultado esperado: un quick win pequeño, observable y reversible suele enseñar más que una automatización integral de una sola vez.